Vrei să îmbunătățești organizarea firmei tale? O abordare oportună constă în gestionarea eficientă a documentelor financiare prin digitalizarea arhivei contabile. Acest demers implică implementarea unor strategii și tehnologii care optimizează accesul la informații, securitatea datelor și conformitatea. Iată cum să configurezi și să utilizezi arhive electronice personalizate pentru specificul business-ului tău:
Evaluarea nevoilor afacerii și planificarea serviciilor de arhivare
Evaluarea nevoilor afacerii reprezintă primul către implementarea unor servicii de arhivare. Aceasta implică o analiză riguroasă a volumului curent de documente financiare, dar și a frecvenței cu care sunt adăugate documente noi.
Configurarea unui sistem de arhivare a documentelor financiar-contabile necesită rigoare organizațională și performanță din punct de vedere tehnologic. De exemplu, un serviciu de arhivare în cloud reprezintă o opțiune excelentă pentru companiile care doresc accesibilitate și flexibilitate, în timp ce un sistem hibrid, care combină elemente fizice și digitale, poate fi mai potrivit pentru companii care au nevoie de un nivel ridicat de securitate.
În plus, este necesar să fie evaluat numărul de utilizatori care necesită acces la documente și tipurile de documente care trebuie arhivate (facturi, state de plată, rapoarte financiare etc.). Organizarea arhivei contabile în format digital necesită un calendar pentru transferul documentelor în noul sistem, formarea personalului, testarea și monitorizarea sistemului.
Implementarea unui sistem de indexare și căutare a documentelor financiare
Utilizează un sistem de indexare eficient, pentru recuperarea rapidă și ușoară a documentelor. Acesta trebuie să permită căutarea după diverse criterii, cum ar fi data emiterii, tipul documentului sau cuvinte cheie relevante din domeniul financiar-contabil.
Un alt aspect important al digitalizării arhivei contabile constă în implementarea tehnologiei OCR (Optical Character Recognition). Aceasta permite conversia unui document tipărit scanat, a unui document PDF sau a unei fotografii în date editabile, care pot fi identificate prin aplicații digitale.
Securizarea documentelor financiare și integrarea cu alte softuri de business
Sunt necesare măsuri de securitate specifice arhivării digitale a documentelor financiar-contabile: criptarea datelor, controlul accesului, backup automat. Pentru a maximiza eficiența, sistemul de indexare și căutare a documentelor financiare trebuie să fie integrat cu alte sisteme existente în organizație. Astfel se evită redundanța datelor și este îmbunătățită coordonarea între diferite departamente ale firmei.
De exemplu, un sistem de gestionare a documentelor financiare ar putea fi integrat cu un sistem de CRM (Customer Relationship Management), pentru un acces mai rapid și mai sigur la informații despre clienți și tranzacții. Beneficiile securizării și integrării nu se limitează doar la protecția datelor. Prin aceste procese, companiile pot beneficia de un flux de lucru mai eficient, conformitate cu reglementările în vigoare și vizibilitate superioară a performanței financiare.
Asigurarea conformității și planificarea auditurilor pentru documente financiare
Trebuie să ai în vedere respectarea legislației în vigoare, implementarea unor sisteme robuste de gestionare a documentelor și planificarea în detaliu a auditurilor. Vei avea nevoie de un sistem de management al documentelor (DMS), cu funcționalități precum controlul versiunilor și update-urilor pe documente financiare, audit trails, pentru a monitoriza cine a accesat sau a modificat documentele și când. Nu în ultimul rând, trebuie să asiguri criptarea și securitatea datelor, pentru a proteja informațiile sensibile, conform cerințelor din fiecare domeniu de activitate.
Prin digitalizarea arhivei contabile, compania ta va beneficia de eficiență și transparență în gestionarea documentelor financiare. În acest mod vei obține o îmbunătățire a încrederii stakeholderilor și vei consolida competitivitatea firmei.
