Bibliorafturile sunt printre cele mai cunoscute produse de papetărie utilizate pentru depozitarea documentelor. La început erau confecţionate doar pentru hârtii de tip A4, însă între timp au apărut soluţii specifice şi pentru documentele A5 sau chiar A3. Alegerea acestora se face în funcţie de natura documentelor de arhivat, ţinând cont de anumite reguli. În cele ce urmează îţi prezentăm câteva criterii de care să ţii cont în luarea unei decizii.
Numărul documentelor
Numărul de documente pe care le poţi arhiva într-un singur biblioraft depinde de dimensiunile cotorului acestui produs. Acestea pot varia între 50 şi aproximativ 125 de milimetri. În cel mai mic încap până la 480 de fişe, iar numărul poate creşte până la 1.300 de pagini, pe măsură ce alegi un cotor mai generos.
Sistemul de prindere
Sistemul de prindere este accesoriul care a făcut celebru biblioraftul deoarece menţine documentele în siguranţă pentru o lungă perioadă de timp. Produsele de calitate sunt uşor de manevrat atât în ceea ce priveşte ataşarea, cât şi pentru detaşarea documentelor. Materialul orificiului de prindere este esenţial pentru rezistenţa biblioraftului în timp. Cantitatea de documente cuprinse depinde de forma inelului de prindere:
Inel rotund
Varianta clasică de biblioraft, cu inel rotund, poate cuprinde între 100 şi 480 de pagini. Deşi este cel mai utilizat, nu este şi cel mai rezistent sistem de prindere.
Inel înclinat
Inelul înclinat asigură până la 25% mai multe pagini în biblioraft, dar şi mai multă rezistenţă a documentelor depozitate.
Inel în formă de D
Cel mai cuprinzător şi mai durabil sistem de prindere este cu inel în formă de D, care poate păstra în siguranţă până la 1.300 de foi.
Coperta
Cele mai citite articole
Coperta biblioraftului reprezintă cea mai vizibilă parte atunci când este aşezat într-un sistem de depozitare. Aceasta poate fi aleasă în funcţie de material, design, culoare şi etichetă:
Material
Rezistenţa produsului este oferită în mod evident de materialul din care este confecţionat. Pentru un grad superior de rezistenţă, alege bibliorafturi cu exterior plastifiat, mult mai durabile atât în condiţii de depozitare pe termen lung, cât şi pentru transport sau în cazul unei prezentări, când documentele trebuie să circule prin sală.
Design
Dacă eşti o persoană atentă la detalii, poţi folosi sistemul de depozitare a documentelor care strategie de marketing. Apelează la un producător de produse de papetărie de calitate pentru o comandă de bibliorafturi personalizate cu logo-ul companiei tale pentru a-ţi promova brandul atât în birou cât şi în locurile în care ajung portofoliile de acest tip.
Culoare
Culorile bibliorafturilor te pot ajuta să implementezi un sistem de depozitare unic, în funcţie de importanţa documentelor. Spre exemplu, poţi folosi paleta clasică de culori de la verde deschis până la roşu, în care verde reprezintă hârtii uzuale, iar roşu aprins acte de maximă importanţă. Cu timpul te vei obişnui să gestionezi documentele tipărite în funcţie de culoarea fiecărui biblioraft.
Etichetă
Eticheta de pe cotorul biblioraftului este o parte esenţială a întregului. Dacă redactezi un opis eficient, eticheta te va ajuta să cauţi mult mai uşor prin fişele disponibile. Foloseşte acest criteriu la următoarea amenajare a arhivei pentru a-ţi uşura munca pe viitor.
Rezistenţa bibliorafturilor este importantă pentru întreţinerea pe termen lung a documentelor de arhivă. Alege materiale de cea mai bună calitate pentru a nu compromite conţinutul din cauza copertelor. În cazul documentelor de maximă importanţă, acestea pot fi securizate cu produse de papetărie având o eficienţă dovedită împotriva umidităţii şi chiar ignifugă. Tot pentru protejarea documentelor trebuie să ai grijă ca mediul în care le depozitezi să fie ferit de căldură excesivă, surse de apă, rozătoare, insecte şi substanţe periculoase.
